Hinweisgeberschutzgesetz

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• Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz (Hin­SchG) tritt am 2. Juli 2023 in Kraft
• Unternehmen mit über 50 Mitar­beit­ern müssen Hin­weis­ge­ber­sys­tem implementieren
• “Schon­frist” bis zum 17. Dezem­ber 2023 für Unternehmen mit 50–249 Mitarbeitern
• ab 18. Dezem­ber 2023 müssen alle Unternehmen mit min­destens 50 Mitar­beit­ern sichere Hin­weis­ge­ber­sys­teme einrichten

Ziel:

• Schutz von Indi­viduen (Whistle­blow­er), die beru­flich Unregelmäßigkeit­en ent­deck­en und melden
• Ver­bot jeglich­er Vergel­tungs­maß­nah­men gegen Whistleblower
• Pflicht für Unternehmen, sichere Kom­mu­nika­tion­skanäle für Mel­dun­gen zu etablieren
• Gewährleis­tung, dass Whistle­blow­er ohne Angst vor Kon­se­quen­zen han­deln können
• Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz ist die deutsche Umset­zung der EU-Whistleblower-Richtlinie

Was müssen Arbeitgeber umsetzen

• Organ­i­sa­tio­nen mit >50 Mitar­beit­ern müssen Ver­stoß-Infor­ma­tion­ssys­teme einrichten

• Whistle­blow­er-Infos kön­nen mündlich, schriftlich oder per­sön­lich über­mit­telt werden
• Meldestellen müssen den Emp­fang inner­halb von 7 Tagen bestätigen
• Meldestellen müssen inner­halb von 3 Monat­en Maß­nah­men mitteilen
• eine externe Meldestelle wird beim Bun­de­samt für Jus­tiz eingerichtet
• Whistle­blow­er kön­nen frei entschei­den, wohin sie Infor­ma­tio­nen senden
• anonyme Infor­ma­tio­nen wer­den berücksichtigt
• Absender wer­den vor Vergel­tungs­maß­nah­men geschützt, Anspruch auf Schaden­er­satz besteht

Whistleblowerschutz durch Umsetzung der EU-Richtlinie

• das Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz bietet Whistle­blow­ern verbesserten Schutz
• die EU-Richtlin­ie sollte bis zum 17. Dezem­ber 2021 in nationales Recht umge­set­zt werden
• Deutsch­land hat die Frist ver­passt, wodurch ein formelles Ver­tragsver­let­zungsver­fahren ein­geleit­et wurde
• das Gesetz wurde nach mehreren Anläufen im Mai 2023 verabschiedet
• anonyme Meldekanäle wur­den aus dem Gesetz entfernt
• es stellt Anforderun­gen an Arbeitgeber

Welche Änderungen ergeben sich durch den Vermittlungsausschuss?

• das Gesetz erfordert nicht anonyme Mel­dun­gen, nur die Bear­beitung derselben
• Geset­zesver­stöße betr­e­f­fen Arbeit­ge­ber oder ver­bun­dene Stellen
• die Beweis­las­tumkehr bleibt bei beru­flich­er Benachteili­gung des Hin­weis­ge­bers bestehen
• Bußgelder für Geset­zesver­stöße wur­den auf 50.000 Euro reduziert

Was bedeutet das für die Praxis?

• das Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz ist eine neue Anforderung für Unternehmen mit 50+ Mitarbeitern
• ab dem 18. Dezem­ber 2023 ist die Umset­zung verpflichtend
• es erfordert die Ein­rich­tung ein­er inter­nen Meldestelle
• klare Richtlin­ien für den Umgang mit Mel­dun­gen sind notwendig
• Unternehmen mit Betrieb­srat benöti­gen oft eine län­gere Vorlaufzeit
• Risiken beste­hen, wenn die Iden­tität des Whistle­blow­ers bekan­nt ist und Vergel­tungs­maß­nah­men ergrif­f­en werden

Achtung

• Geld­bußen bis zu 50.000 EUR sind möglich
• eine Meldestelle ist dazu verpflichtet, inner­halb von drei Monat­en Fol­ge­maß­nah­men zu ergreifen und den Hin­weis­ge­ber zu informieren

Unsere Leistungen

• Beratung in der Entwick­lung regelkon­former Hin­weis­ge­berver­fahren für Ihre Organ­i­sa­tion unter Berücksichtigung von Daten­schutz und Mitbestimmung
• Unter­stützung in der Ein­führung von Hin­weis­ge­ber­sys­te­men in Unternehmen
• Berück­sich­ti­gung in Qual­itäts­man­age­mentsys­te­men (inkl. Prozessabbildung)
• ISO9001 Hin­weis­ge­ber­sys­tem-Prozess Erstellung
• Über­set­zung des Hin­weis­ge­ber­sys­temkonzepts in unternehmensweite Richtlin­ie inner­halb der beste­hen­den Compliance-Richtlinien
• Einführung ein­er Meldestelle zur anony­men Kom­mu­nika­tion zwis­chen Hin­weis­ge­ber und Unternehmen

Beispiele möglicher Missstände und Rechtsverstöße

• Ver­stöße gegen den Schutz von Betrieb­s­ge­heimnis­sen nach dem Geschäfts­ge­heimnis­ge­setz (GeschGe­hG)
• Ver­let­zung der Schweigepflicht von Berufsgeheimnisträgern
• Ver­stöße gegen Arbeitsschutzbestimmungen
• Ver­stöße gegen das Mindestlohngesetz
• Ver­stöße gegen das Lieferkettengesetz
• Bege­hung von Straftaten
• Ver­let­zung von Vorschriften zur Bekämp­fung von Geldwäsche
• Mis­sach­tung von Vor­gaben zur Produktsicherheit
• Mis­sach­tung von Umweltschutzvorgaben
• Ver­let­zung von Verbraucherschutzvorschriften
• Ver­let­zung von Buch­führungsvorschriften und Steuerpflichten
• Ver­let­zung der daten­schutzrechtlichen Vor­gaben bei der Ver­ar­beitung per­so­n­en­be­zo­gen­er Daten

Weitere Informationen

• Geset­zes­text: https://www.gesetze-im-internet.de
• Infor­ma­tio­nen der IHK: https://www.ihk.de

FAQ

Wer ist von diesem Gesetz betroffen?

• das Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz schützt alle Beschäftigten
• gilt für alle Arbeit­ge­ber, unab­hängig von der Größe
• Unternehmen mit min­destens 50 Mitar­beit­ern müssen eine interne Meldestelle einrichten

Welche Verstöße werden vom Gesetz geregelt?

• Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz: abschließende Liste melde­fähiger Tatbestände
• ein­schließlich Straftat­en und Ord­nungswidrigkeit­en, die Per­so­n­en oder deren Rechte betreffen
• spez­i­fis­che Rechtsvorschriften auf Bundes‑, Lan­des- und EU-Ebene
• bein­hal­tet Vorschriften für Geld­wäsche, Pro­duk­t­sicher­heit, Umweltschutz und Datenschutz

Welche Meldewege stehen Whistleblowern zur Verfügung?

• Hin­weis­ge­ber­schutzge­setz: Interne Meldestellen durch Arbeit­ge­ber, externe durch Bund/Länder
• erlaubt “Offen­le­gung von Infor­ma­tio­nen” in begren­zten Fällen

Wer muss eine interne Meldestelle einrichten?

• Arbeit­ge­ber mit 50+ Mitar­beit­ern: interne Meldestelle Pflicht
• Finanzbranche: Meldestelle Pflicht, unab­hängig von Mitarbeiterzahl
• Arbeit­ge­ber mit 50–249 Mitar­beit­ern: Möglichkeit der gemein­samen Meldestelle
• Unternehmen unter 50 Mitar­beit­ern: keine Meldestelle Pflicht

Welche Fristen und Pflichten gibt es?

• Unternehmen mit min­destens 250 Angestell­ten müssen seit 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle ein­richt­en. Strafen ab 1. Dezem­ber 2023
• Unternehmen mit 50 bis 249 Angestell­ten müssen ab 17. Dezem­ber 2023 eine interne Meldestelle haben. Keine “Karenzzeit”. Strafen sofort
• andere Bes­tim­mungen des Hin­SchG gel­ten seit 2. Juli 2023. Externe Meldestelle beim Bun­de­samt für Jus­tiz aktiv

Wie ist der Aufbau einer internen Meldestelle geregelt?

• Arbeit­ge­ber beauf­tra­gen Per­so­n­en für interne Meldestelle
• Beauf­tragte benöti­gen notwendi­ge Fachken­nt­nisse gemäß HinSchG
• zusät­zliche Ken­nt­nisse nüt­zlich, aber nicht zwingend
• Beauf­tragte kön­nen andere Auf­gaben haben, wenn kein Inter­essenkon­flikt besteht
• Beauf­tragte sind unab­hängig und unter­liegen keinen Weisungen
• externe Unter­stützung bei Ein­rich­tung der Meldestelle erlaubt

Welche Aufgaben hat eine Meldestelle?

• Betrieb von Meldekanälen
• Bear­beitung einge­hen­der Meldungen
• Fol­ge­maß­nah­men ergreifen
• Mel­dun­gen von Mitar­beit­ern und Lei­har­beit­nehmern entgegennehmen
• optionale Berück­sich­ti­gung von Liefer­an­ten und exter­nen Dienstleistern

Gibt es bestimmte notwendige Meldekanäle?

• §16 Hin­SchG ver­langt Ein­rich­tung von Meldekanälen
• sofor­tige Mel­dung von Ver­stößen durch Mitar­beit­er und Leiharbeitnehmer
• Möglichkeit­en: Mündliche Mel­dun­gen, Textform, per­sön­lich­es Gespräch

Was muss die interne Meldestelle nach Eingang einer Meldung tun?

• Ein­gangs­bestä­ti­gung der Mel­dung in 7 Tagen
• Prü­fung, ob Ver­stoß unter Hin­SchG fällt
• Kom­mu­nika­tion mit Hin­weis­ge­ber aufrechterhalten
• Prü­fung der Meldung
• Anforderung weit­er­er Infor­ma­tio­nen falls nötig
• angemessene Fol­ge­maß­nah­men ergreifen
• Rück­mel­dung an Hin­weis­ge­ber in 3 Monaten
• Möglichkeit­en für Fol­ge­maß­nah­men: interne Unter­suchun­gen, Ver­weisung des Hin­weis­ge­bers, Ver­fahrens­ab­schluss, Weit­er­leitung zur Untersuchung.

Was ist im Verfahren mit Whistleblowern besonders zu beachten?

• Ver­traulichkeit laut § 8 HinSchG
• Meldestellen schützen Identitäten
• Aus­nahme: vorsät­zliche oder grobe falsche Informationen
• Weit­er­gabe von Infor­ma­tio­nen für behördliche oder interne Maßnahmen

Welche Meldestelle muss ein Hinweisgeber wählen?

• Hin­weis­ge­ber kön­nen interne oder externe Meldestelle wählen
• Unternehmen bevorzu­gen Nutzung der inter­nen Meldestelle
• keine verbindlichen Vor­gaben zur Nutzung des inter­nen Meldewegs
• Unternehmen soll­ten Anreize für die Nutzung der inter­nen Meldestelle schaffen

Dürfen Whistleblower an die Öffentlichkeit gehen?

• Hin­SchG erlaubt Whistle­blow­ern öffentliche Offen­le­gung unter stren­gen Bedingungen
• Whistle­blow­er muss externe Meldestelle kon­tak­tiert haben oder erhe­bliche Umstände müssen vorliegen
• nicht gerecht­fer­tigte Veröf­fentlichung ist nicht geschützt und kann zu Schadenser­satzpflicht führen
• Mel­dun­gen an Meldestellen sind meist sicherer

Wer sind die geschützten Whistleblower / Hinweisgeber?

• Hin­SchG-Hin­weis­ge­ber haben Schutz
• Mel­dung muss Hin­SchG-Ver­stoß betreffen
• Mel­dung an interne oder externe Stelle benötigt
• Hin­weis­ge­ber muss Mel­dung für wahr halten

Wann liegt ein “hinreichender Grund” für die Annahme eines Verstoßes vor?

• Schutz des Hin­weis­ge­bers gegeben bei gemelde­tem Ver­stoß im Rah­men des HinSchG
• Schutzbes­tim­mungen greifen auch bei aus­re­ichen­dem Grund zur Annahme eines Verstoßes
• Objek­tive Anze­ichen für Ver­stoß notwendig, reine Ver­mu­tun­gen unzureichend
• Beurteilung der Anze­ichen abhängig von Hinweisgeber-Perspektive
• keine umfan­gre­iche “Vorun­ter­suchung” erforderlich
• Ober­fläch­liche, sub­stan­zlose Mel­dun­gen fall­en nicht unter HinSchG-Schutz

Wie kann der Whistleblower geschützt werden?

• §36 des Hin­SchG schützt Hin­weis­ge­ber vor Repressalien
• “Repres­salien” umfasst alle Maß­nah­men, die dem Hin­weis­ge­ber schaden
• nachteilige Maß­nah­men nach ein­er Mel­dung gel­ten als Repres­salien, kön­nen jedoch vom Arbeit­ge­ber wider­legt werden

Kann nachgewiesen werden, ob eine Maßnahme keine Repressalie ist?

• bei behauptetem Zusam­men­hang zwis­chen Hin­weis und Maß­nah­men gilt grund­sät­zlich Vergeltung
• Arbeit­ge­ber muss Beweis erbrin­gen, dass Maß­nah­men nicht auf­grund der Mel­dung ergrif­f­en wurden
• sach­liche Begrün­dung der Maß­nahme und Details des Melde­v­er­fahrens sind wichtig
• zu prüfen: Zeitlich­er Zusam­men­hang, Behe­bungss­chritte des Prob­lems, Infor­ma­tion des Arbeit­ge­bers über Meldeverfahren

Wie kann man sich vor Falschmeldungen schützen?

• gemäß §38 des Hin­weis­ge­ber­schutzge­set­zes (Hin­SchG) beste­ht Schaden­er­satzpflicht bei vorsät­zlich falschen Meldungen
• keine Schaden­er­satzpflicht, wenn Hin­weis­ge­ber aus­re­ichend Grund zur Annahme eines meldewürdi­gen Sachver­halts hatte
• Ver­ant­wor­tung der inter­nen Meldestelle, den Sachver­halt nach ein­er Mel­dung zu klären