Die Bedeutung von Managementsystemen in Unternehmen
Beim Thema Managementsysteme (MS) denken die Meisten zuerst an Qualitätsmanagement und vielleicht an die DIN EN ISO 9001. Das ist allerdings schon sehr speziell und eine Stufe höher. Management bedeutet die Planung, Umsetzung und abschließende Kontrolle von Abläufen in Unternehmen und Organisationen. Stellt man fest, dass es zu Abweichungen kommt, wird man korrigieren oder optimieren. Planen, umsetzen, kontrollieren und optimieren stellen einen sich stetig wiederholenden Kreislauf dar, den zuerst W.E. Deming als P‑D-C-A-Zyklus beschrieb.
Managementsysteme sind organisierte Ansätze, die Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse und ‑leistungen zu verbessern. Es handelt sich um strukturierte Rahmenwerke, die eine bewährte Methode zur Organisation von Prozessen und Ressourcen bieten. Managementsysteme werden normalerweise auf bestimmte Bereiche oder Aspekte des Unternehmens angewendet, wie z.B. Qualität, Umwelt, Gesundheit und Sicherheit oder Informationssicherheit.
Bei einem Managementsystem handelt es sich somit um ein System, dass es einem Unternehmen ermöglicht, seine Geschäftsprozesse, Ressourcen und Mitarbeiter besser zu organisieren. Diese Systeme können auf verschiedene Aspekte des Unternehmens angewendet werden, um sicherzustellen, dass es effizient und effektiv arbeitet. Das bedeutet, dass Managementsysteme dazu beitragen, dass ein Unternehmen seine Prozesse und Leistungen kontinuierlich verbessern kann.
Managementsysteme sind für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie dazu beitragen, die Effektivität und Effizienz der Geschäftsprozesse und ‑leistungen zu verbessern. Durch die Implementierung eines Managementsystems können Unternehmen ihre Prozesse besser strukturieren und dokumentieren, was zu einer Steigerung der Produktivität und einer Reduzierung von Fehlern und Ausfällen führt.
In der heutigen Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich verbessern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Managementsystem hilft dabei, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens zu verbessern, indem es sicherstellt, dass Arbeitsprozesse standardisiert und dokumentiert sind. Zudem kann es dazu beitragen, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen und Standards einhalten und somit ihre Reputation und Kundenbeziehungen verbessern.

Folgt man in diesen Phasen immer den gleichen Schritten und Strukturen, das Vorgehen also systematisiert, spricht man von einem Managementsystem.
Unternehmen und Organisationen sind bestrebt, sich weiterzuentwickeln und zu verbessern. Dies kann in Form von gesteigerter Produktivität oder vermindertem Ressourceneinsatz zum Ausdruck kommen. Im Fokus stehen dabei immer die Anforderungen des Kunden, die es zu erfüllen oder zu übertreffen gilt. Dies macht es erforderlich, den P‑D-C-A-Zyklus kontinuierlich anzuwenden. Grafisch lässt sich das wie folgt darstellen:
Daraus wird auch die Bedeutung von Standards im Kontext von Managementsystemen zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit ersichtlich. Internationale anerkannte Standards bzw. Normen dienen der Vergleichbarkeit von Managementsystemen und bieten Unternehmen und Organisationen Orientierung beim Aufbau eigener Managementsysteme. Die Umsetzung bzw. Beachtung der Normen wird erst dann verpflichtend, wenn das betreffende Managementsystem zertifiziert werden soll. Die Gründe dafür können vielschichtig sein. Neben der Transparenz gegenüber Kunden, Lieferanten und Gesellschaft spielen die Anforderungen der Kunden die größte Rolle. Um als Zulieferer gelistet zu werden, bedarf es heute zumeist der Zertifizierung insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements.
Neben den beschriebenen Schritten der kontinuierlichen Verbesserung sind Managementsysteme immer mit der Beschreibung der Aufbau- (Unternehmensstruktur, Aufgaben und Verantwortlichkeiten) und Ablauforganisation (der relevanten Unternehmensprozesse) verbunden. Auch darüber werden die Transparenz und Verbindlichkeit dokumentiert.
Managementsysteme und damit verbundene Normen bzw. Standards gibt es in verschiedenen Bereichen.
Es gibt eine Vielzahl von Managementsystemen, die in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden können, allgemein unterscheidet man zwischen Qualitätsmanagementsystem (QMS), Umweltmanagementsystem (UMS), Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsystem (HSM), Informationssicherheitsmanagementsystem (ISM) und Energiemanagementsystem (EnMS).
Jedes dieser Managementsysteme konzentriert sich auf einen bestimmten Aspekt des Geschäftsbetriebs und zielt darauf ab, die Effektivität und Effizienz in diesem Bereich zu steigern.
Die bekanntesten Systeme inkl. ihrer normativen Umsetzung umfassen:
- Qualitätsmanagement (ISO 9001, ISO 21001, AZAV)
- Umweltmanagement (ISO 14001/EMAS)
- Arbeits- und Gesundheitsschutz (ISO 45001)
- Informationssicherheit (ISO 27001)
- Energiemanagement (ISO 50001)
- Lebensmittelsicherheit (ISO 22000)
- Service Excellence (DIN SPEC 77224)
- Lebensmittelsicherheit (ISO 22000 und HACCP)
Die sieben Grundsätze als Basis für das Qualitätsmanagements
- Kundenorientierung
- Führung
- Einbeziehung von Personen
- Prozessorientierter Ansatz
- Verbesserung
- Faktengestützte Entscheidungsfindung
- Beziehungsmanagement zur Lieferanten
Diese Grundsätze wurden von der International Organization for Standardization (ISO) in der Norm ISO 9000 festgelegt und bilden die Grundlage für das Qualitätsmanagement in Unternehmen.
Vorteile und Nachteile von Managementsystemen

Vorteile von Managementsystemen sind:
- Verbesserung der Geschäftsprozesse und ‑leistungen
- Steigerung der Effektivität und Effizienz
- Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Standards
- Minimierung von Risiken und Gefahren
- Verbesserung der Reputation und Kundenbeziehungen
- Kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse
Nachteile von Managementsystemen können sein:
- Hoher Implementierungsaufwand
- Hohe Kosten
- Komplexität und Schwierigkeiten bei der Umsetzung
- Mögliche Widerstände im Unternehmen gegenüber Veränderungen
- Mögliche Überregulierung und Einschränkung der Flexibilität
Trotz dieser potenziellen Nachteile sind Managementsysteme in der Regel wertvoll für Unternehmen, da sie dazu beitragen, Geschäftsprozesse und ‑leistungen effektiver und effizienter zu gestalten. Durch die Implementierung eines Managementsystems können Unternehmen ihre Ziele erreichen und ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessern. Dies trifft umso mehr zu, je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat.
Komplexe Dinge so einfach wie möglich gestalten — wir unterstützen Sie
So sehr Managementsysteme heutzutage auch in den verschiedensten Bereichen zu Einsatz kommen, sie bleiben ein komplexes und für viele Menschen abstraktes Konstrukt. Aber da die Menschen das Unternehmen oder die Organisation bestimmen, ist es von größter Wichtigkeit, auf die Besonderheiten im Unternehmen oder in der Organisation Rücksicht zu nehmen, wenn es darum geht, ein Managementsystem einzuführen und dieses zu leben. Die einfache Handhabung ist dabei ein Kriterium, auf das wir insbesondere beim Aufbau eines Managementsystems bzw. bei der Digitalisierung eines vorhandenen Systems achten. Mit den easy process Lösungen wird die Berührungsangst mit einem Managementsystem innerhalb des Unternehmens oder der Organisation erheblich verringert.
Zu unseren Dienstleistungen gehören die Beratung und Unterstützung zu Themen wie zum Beispiel
- die Verbesserung von Qualität, Umweltleistung, Arbeitsschutz, Datenschutz sowie Prozessmanagement
- Aufbau und Einführung von unternehmensspezifischen Managementsystemen
- Pflege und Optimierung vorhandenen Managementsystem
- Prozessanalyse und Kontinuierlichen Verbesserungsprozessen
- die Verbesserung der Prozesssicherheit
- die Durchführung interner Audits
- die Durchführung von Lieferantenaudits
- die Vorbereitung von Zertifizierungen inkl. Begleitung während der Zertifizierung
- die Qualifizierung von Managementbeauftragten und internen Auditoren
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